GoBD-konforme Belegarchivierung: Ein praktischer Leitfaden für kleine Unternehmen

Worum es bei der GoBD geht

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind die Verwaltungsauffassung des Bundesfinanzministeriums dazu, wie steuerrelevante Unterlagen elektronisch geführt und aufbewahrt werden müssen. Maßgeblich ist aktuell das BMF-Schreiben vom 14.07.2025. Für kleine Unternehmen, Freiberufler und Vereine gilt: Auch eine einfache Belegablage muss nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar sein.

Die vier Kernanforderungen

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit. Ein sachverständiger Dritter muss den Weg eines Belegs von der Entstehung bis zur Buchung in angemessener Zeit prüfen können.
2. Vollständigkeit. Jeder steuerrelevante Geschäftsvorfall wird lückenlos erfasst.
3. Unveränderbarkeit. Ein archivierter Beleg darf nicht ohne Spur geändert oder gelöscht werden. Korrekturen müssen erkennbar bleiben.
4. Zeitgerechte Erfassung. Belege werden zeitnah erfasst und gegen Verlust gesichert.

Aufbewahrungsfristen: Was seit 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes). Zuvor waren es zehn Jahre. Für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse gelten weiterhin zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Die Verfahrensdokumentation

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet, abgelegt und gegen Veränderung geschützt werden. Auch kleine Unternehmen sollten eine schlanke, aber vollständige Verfahrensdokumentation vorhalten, denn bei einer Betriebsprüfung wird sie regelmäßig angefragt.

Praktische Checkliste

• Belege werden zeitnah digitalisiert und in einem unveränderbaren Format abgelegt.
• Jede Änderung wird protokolliert, der ursprüngliche Beleg bleibt erhalten.
• Die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO werden je Belegart korrekt gesetzt.
• Eine aktuelle Verfahrensdokumentation liegt vor.
• Für eine Prüfung können die Daten auswertbar bereitgestellt werden (Z1, Z2, Z3 nach § 147 Abs. 6 AO).

Wie ein digitales Belegarchiv hilft

Ein revisionssicheres Dokumentenmanagement nimmt Ihnen die manuelle Arbeit ab: Belege werden erfasst, automatisch kategorisiert und mit Aufbewahrungsfrist und Prüfsumme abgelegt. Änderungen werden lückenlos protokolliert, sodass die Unveränderbarkeit technisch abgesichert ist. MintFolder AI ist genau dafür gebaut. Belege landen per Foto, E-Mail oder Upload im Archiv, werden GoBD-konform abgelegt und sind bei einer Prüfung schnell auffindbar.

Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall sprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.